Учет загрузки трудовых ресурсов в ms project. Добавление ресурсов в проект. Избавиться от лишнего и упростить план
Планированием текущей деятельности и составлением планов на будущее специалисту, работающему в сфере бизнеса, приходится заниматься регулярно. Традиционно для этого применялись и применяются до сих пор некомпьютерные средства - записные книжки, еженедельники. Для планирования индивидуальной работы существует большое количество компьютерных программ, например Lotus Organizer, Microsoft Scheduler, Microsoft Outlook.
Сложность проблемы возрастает в геометрической прогрессии, когда необходимо составить общий план работы для коллектива или партнеров по бизнесу. Программы планирования этого типа менее распространены. Нередко они являются составной частью больших пакетов (таких как Scala или R6000), комплексной автоматизации учета, рассчитанных на масштаб предприятия. Для этих же целей предназначена и программа Microsoft Project.
Если вы руководите людьми и одновременно решаете множество задач, то Microsoft Project сможет существенно облегчить вам работу. Программа поможет вам:
- составить план работ по одному или по нескольким проектам для группы сотрудников или отдела;
- учесть возможности сотрудников, оборудования и партнеров и распределить ресурсы оптимальным образом;
- вести оперативный контроль выполнения работ;
- анализировать проекты сразу после составления плана, по мере выполнения с целью координирования действий и принятия решений для выправления ситуации.
Понятие о проектах и управление ими
ще недавно понятие «проект» в нашей стране относили только к комплекту конструкторских документов, описывающих сооружение или изделие. В последнее десятилетие в России, как и во всем мире, это понятие приобрело новый смысл, отражающий изменение представлений о современных методах управления.
Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два вида деятельности:
Процессы – текущие, периодически повторяющиеся операции, такие как работа конвейера или оформление отчетов.
Проекты – последовательность действий (задач), направленная на достижение уникальных результатов, например внедрение новой технологии или написание статьи.
При всем своем кажущемся многообразии проекты имеют ряд общих признаков:
- они направлены на достижение конкретных целей;
- они предполагают координированное выполнение взаимосвязанных целей;
- они имеют ограниченную продолжительность во времени;
- все они в определенной степени неповторимы и уникальны.
Конечно, в каждом проекте есть специфические для каждой прикладной области процессы . Но наряду с ними практически в каждом проекте присутствуют процессы , общие для всех прикладных областей, которые и рассматриваются в управлении проектами и являются его существом. Несмотря на то что каждый из аспектов управления проектами имеет специфические особенности, методика управления для них имеет единую структуру, в которой выделяют следующие группы основных процессов:
- Инициация - демонстрация необходимости проекта, его осуществимости и одобрение проекта со стороны заказчика
- Планирование - описание состава работ, их последовательности и длительности, оценка потребности в ресурсах, составление календарного плана, оценка затрат, разработка бюджета проекта, набор и организация работы персонала
- Исполнение - выполнение работ проекта
- Контроль - принятие решений по выполнению работ проекта, корректирующие действия, оценка эффективности исполнения работ проекта
- Завершение - принятие заказчиком продукта данной фазы или работы проекта
Для установления связи между задачами из разных проектов необходимо открыть оба проекта и выбрать команду Window|New Window.
В диалоговом окне New Window с помощью клавиши CTRL выделить проекты, задачи которых необходимо связать, и в полученном мультипроекте связать задачи обычным образом. «Внешние» задачи во внутреннем проекте выделены серым цветом.
Создание общего пула ресурсов
сли для нескольких проектов используются одни и те же ресурсы, то необходимо создать общий пул ресурсов. Таким пулом может стать обычный проект, в котором введены только ресурсы. Microsoft Project 2000 дает возможность обновлять пул ресурсов из других проектов.
Общий пул ресурсов позволяет:
- распределять ресурсы между несколькими проектами;
- просматривать информацию о ресурсах без необходимости открывать каждый проект по отдельности;
- быстро находить и выравнивать ресурсы, если они перегружены в одном или более проектах;
- обновлять информацию о ресурсах одновременно для всех проектов;
- печатать информативные отчеты о ресурсах и их использовании по всем проектам и по каждому в отдельности.
Операцию формирования пула ресурсов можно выполнять как до объединения проектов в мультипроект, так и после этого. Различие между этими двумя вариантами заключается в том, что в первом случае следует предварительно открыть файлы проектов, ресурсы которых необходимо объединить, а во втором достаточно только открыть мультипроект.
Если перенос ресурсов выполнять не нужно - ввести список ресурсов в таблицу Resource Sheet.
Для использования пула ресурсов следует открыть проект, которому надо назначить ресурсы из пула и выбрать команду Tools|Resources|Share Resources. Если в проекте и в пуле имеются ресурсы с одинаковыми именами, а некоторые их характеристики, например оплата, различны, то можно указать, какие данные обладают преимуществом.
Если файл имеет связь с пулом ресурсов, то каждый раз при открытии проекта появляется диалоговое окно, предлагающее один из двух режимов открытия файла.
Во втором режиме - Do not open other files (Не открывать подключенные файлы) открывается только файл проекта, а пул ресурсов не открывается.
Команда Tools|Resources|Refresh Resources позволяет обновить копию используемого в файле проекта общего пула ресурсов.
Управление проектом средствами электронных коммуникаций
Числе функций управления проектом очень важными являются:
- согласование принимаемых решений с участниками проекта;
- доведение принимаемых решений и изменений задач до всех участников проекта;
- контроль хода выполнения проекта и результатов работ.
Microsoft Project 2000 поддерживает возможность одновременной высокоэффективной работы над проектом рабочей группы пользователей в локальной или глобальной сети с использованием технологий современных электронных коммуникаций. Все участники проекта по своим функциям делятся на менеджера проекта (человек, в распоряжении которого находится файл проекта) и участников (ресурсы) проекта.
Если на компьютере установлена электронная почта, то управление проектом может осуществляться двумя способами.
В соответствии с первым из них весь файл проекта может быть послан по электронной почте. В этом случае предполагается, что на компьютере каждого участника рабочей группы установлена программа Microsoft Project 2000 и что каждый из адресатов может самостоятельно проанализировать проект средствами этой программы.
При втором способе менеджер, используя средства программы Microsoft Project 2000, направляет каждому из участников относящуюся только к нему часть проекта. При этом по электронной почте пересылается не весь проект, а специальный файл, для работы с которым на компьютере должно быть специальное программное обеспечение, находящееся в папке WGSetup дистрибутивного диска программы Microsoft Project2000. В этом случае участники проекта могут не владеть знаниями программы Microsoft Project 2000 и на их компьютерах она может отсутствовать.
В качестве программных продуктов, обеспечивающих поддержку безбумажной технологии управления проектами с помощью электронной почты, предполагается использование программ Microsoft Outlook, Microsoft Exchange или Microsoft Mail.
Прежде всего нужно настроить систему управления проектами Microsoft Project 2000 на применяемые средства электронных коммуникаций. В команде Tools|Options на вкладке Workgroup в поле Default Workgroup messages следует выбрать один из вариантов. Для каждого ресурса в представлении Resource Sheet в команде Resource Information необходимо указать электронный адрес данного ресурса и способ доступа к нему.
Рассылка файла проекта членам рабочей группы
спользуя команду File|Send To, можно произвести рассылку всего проекта в целом. При выборе данной команды менеджеру проекта предоставляются три варианта дальнейших действий:
Рассылка файла проекта очень удобна в случаях, когда члены рабочей группы имеют навыки работы не только с электронной почтой, но и с программой Microsoft Project. Кроме того, в большинстве случаев далеко не всем участникам проекта необходимо знать о ходе выполнения входящих в него задач. Участники рабочей группы могут лишь посылать комментарии для менеджера проекта, а корректировать график выполнения проекта может лишь сам менеджер.
Поддержка обмена информацией в рабочей группе
заимодействие между членами рабочей группы и менеджером проекта можно свести к следующим типовым функциям:
- распределение менеджером задач между участниками проекта;
- корректировка менеджером ранее распределенных задач;
- анализ полученных задач членами рабочей группы и, возможно, предложения по срокам их выполнения;
- запрос менеджера проекта о ходе выполнения задач;
- отчет членов рабочей группы о ходе выполнения задач.
Поддержка основных функций рабочей группы проекта обеспечивает обмен сообщениями трех основных типов: TeamAssign, TeamUpdate и TeamStatus. Доступ к данным возможностям предоставляет команда Tools|Workgroup.
Обмен сообщениями между менеджером проекта и членами рабочей группы проекта осуществляется по следующей схеме: менеджер проекта, выделив задачи для конкретного исполнителя, посылает ему сообщение TeamAssign. При этом список полей, используемых при обмене информацией, может быть изменен в команде Tools|Customize|Workgroup. В диалоговом окне этой команды, сняв флажок Team members can decline tasks, можно запретить членам рабочей группы отклонять сроки назначенных им задач. При любом составе списка полей только поле Comments может быть откорректировано менеджером проекта в окне TeamAssign.
Получив сообщение TeamAssign в свой почтовый ящик и открыв его, исполнитель может принять или отклонить (если это не запретил менеджер проекта) назначенную ему работу; для отклонения работы следует щелкнуть мышью по полю Accept?
В дальнейшем в ходе выполнения проекта менеджер, посылая исполнителям работ сообщения TeamStatus, запрашивает у членов рабочей группы информацию о ходе и результатах выполнения работ. Аналогично команде TeamAssign доступным для заполнения является только поле Comment.
После получения сообщения TeamStatus член рабочей группы в поле Remaining Work вводит показатель оставшегося объема работ по данной задаче.
Проанализировав полученные отчетные данные, менеджер проекта для автоматического обновления графика проекта может в окне сообщения TeamStatus щелкнуть по кнопке Update Project. Для работы с сообщениями TeamStatus членов рабочей группы менеджер проекта может использовать почтовый ящик WebInbox. Выполнив команду Tools|Workgroup|WebInbox, можно просмотреть все сообщения членов рабочей группы, направленные менеджеру проекта.
В ходе выполнения проекта для передачи членам рабочей группы информации об изменении ранее выполненных планов и назначений менеджер проекта может посылать сообщения TeamUpdate. Получив данное сообщение, исполнитель может послать менеджеру свои соображения по сделанным изменениям.
Что в итоге?
а основании вышеизложенного можно сделать вывод, что Microsoft Project 2000 обладает достаточными возможностями для организации коллективной работы над проектами. Наряду с возможностями передачи информации по средствам электронных коммуникаций имеются средства планирования и управления несколькими проектами, осуществляемыми в пределах отдельной организации или офиса. Следовательно, Microsoft Project 2000 может не только служить «настольной» системой управления проектами, но и найти достойное применение в мелком и среднем бизнесе.
КомпьютерПресс 4"2002
^Лекция: Ресурсы и назначения
5.1. Создание списка ресурсов
Ресурс – это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для выполнения задач проекта. В Microsoft Project ресурсы могут быть трех видов.
Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.
Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.
Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объема, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.
График доступности. Задает периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.
Индивидуальный календарь рабочего времени. Задает график рабочего времени ресурса.
Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повременной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;
Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает максимальный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.
Стандартная ставка. Задает стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потребленного количества на значение стандартной ставки.
Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.
Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.
Рис. 5.1. Лист ресурсов проекта
^
5.2. Окно свойств ресурса
Окно свойств ресурса открывается двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы ресурсов и содержит вкладки Общие, Затраты, Заметки, Настраиваемые поля. Вкладка Общие изображена на рис. 5.2. Здесь вводятся название, краткое название ресурса, его тип, график доступности, максимальное количество единиц доступности и индивидуальный календарь рабочего времени.
Рис. 5.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса
График доступности задается только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:
Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);
Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);
Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.
Тип резервирования принимает одно из двух значений:
выделенный – ресурс принимает участие в проекте;
предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение еще не принято.
Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис. 5.3.
Рис. 5.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса
Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимостных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.
Стоимость задается в таблице, состоящей из четырех столбцов.
Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.
Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задает ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (минута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задает стоимость за использование единицы соответствующего материала.
Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудовых ресурсов. Задает порядок начисления оплаты труда пропор-ционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.
Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают суммы, начисляемые при каждом использовании ресурса вне зависимости от объема выполненных трудозатрат. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.
Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.
В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;
Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а остальные распределяются во времени пропорционально его использованию;
По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.
Рис. 5.4. Вкладка Заметки окна свойств ресурса
На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определенных в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.
Лекция 14,15. Планирование работ и ресурсов в MS Project .
■ Планирование стоимости проекта в MS Project.
■ Анализ и оптимизация плана работ, загрузки ресурсов и стоимости.
■ Анализ рисков в MS Project.
Отслеживание проекта в MS Project.
Стандартная и профессиональная версия программы предназначены для создания плана проекта, который затем можно опубликовать на сервере MS Project Server для организации коллективной работы над проектом.
С помощью сервера MS Project Server члены проектной команды получают от руководителя задачи, сообщают о ходе их выполнения. Руководитель проекта в соответствии с данными, поступающими от сотрудников, отслеживает ход выполнения работ и анализирует загрузку сотрудников.
В качестве СУБД MS Project Server использует MS SQL Server версии 7 и выше.
Для совместной работы над документами и задачами предназначен пакет Microsoft SharePoint Team Services, входящий в состав MS Project Server.
Основные термины
Задача - активность, направленная на достижение определенного результата.
Ресурс назначается на задачу и может быть материальным (материалы, оборудование и сырье) и рабочим (работники и оборудование, оплачиваемое по часам).
Выделение ресурса на задачу называется назначением. На одну задачу можно назначить неограниченное количество ресурсов.
Задача характеризуется длительностью, объемом трудозатрат {работ) и стоимостью необходимыми для ее выполнения.
Длительность проекта складывается из промежутков времени от начала самой ранней задачи до окончания самой поздней с учетом зависимостей между задачами.
Планирование проектов
В деятельности любой организации различают программы, операции и проекты. Программа - это деятельность по управлению проектами и операциями внутри организации. Операции - это повторяющиеся действия, направленные на поддержание деловой активности . Проект же предпринимается для достижения определенного результата в условиях установленных сроков и средств.
Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании выполнения работ по нему. Чем лучше составлен план проекта, тем легче выполнять проектные работы и удачно завершить проект.
Проекты могут быть любого масштаба, в них может быть задействовано несколько человек, а может и несколько тысяч. Проекты могут иметь разной длительности от нескольких дней до нескольких лет. Проекты могут осуществляться в любой области деятельности.
Для каждого проекта четко определены начало и конец. Конец проекта наступает с достижением поставленных целей или когда становится ясно, что цели не могут быть достигнуты и проект обрывается.
После окончания проекта проектная команда распадается, и ее участники переходят в другие проекты.
План проекта составляется, чтобы определить, с помощью каких работ будут достигнуты результаты проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения этих работ, и в течение какого времени люди и оборудование будут заняты работой по проекту. План проекта содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначения.
Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата.
Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько результатов проекта. Таким образом, результат фазы суммирует результаты входящих в нее задач. Совокупность фаз проекта называется его жизненным циклом. Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз.
В каждом проекте для достижения общей цели необходимо достигнуть нескольких промежуточных целей. Задачи, в результате выполнения которых достигаются промежуточные цели, называются завершающими задачами. В MS Project они называются вехами . Вехи могут присутствовать в проекте для облегчения отслеживания плана проекта.
Длительность задачи - это период рабочего времени , который необходим для ее выполнения. Длительность может не соответствовать трудозатратам работников, которые выполняют эту задачу.
Задачи в плане проекта взаимосвязаны. Зависимости между задачами обозначаются связями и используются, чтобы задать логику, определяющую последовательность работ в плане проекта.
Ресурсы в MS Project делятся на трудовые и материальные и обозначают сотрудников и оборудование, необходимые для выполнения проектных задач. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование, то есть для выполнения определенной задачи назначается роль, а конкретный сотрудник выбирается на эту роль на этапе реализации проекта.
Для каждого ресурса имеется важное свойство - его стоимость. В MS Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка выражается в стоимости использования ресурса в единицу времени. Обычно повременная ставка используется для учета трудовых ресурсов. Затраты на использование начисляются всякий раз, когда в задаче используется ресурс.
Назначение - это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. Для выполнения задачи могут быть назначено несколько трудовых и материальных ресурсов.
Три составляющих проекта - время, стоимость, объем работ образуют проектный треугольник. При изменении одной из составляющих меняются две другие. Все три составляющие тесно связаны между собой. Например, если уменьшается время, то возрастет стоимость или уменьшится объем.
При изменении любой из трех составляющих надо убедиться, что это не приведет к уменьшению запланированного уровня качества проекта.
Планирование проекта в MS Project
Планирование начинается с определения проекта, то есть описания его ключевых характеристик. Затем составляется список задач и фаз и список необходимых для их выполнения ресурсов. Вносится дополнительная информация о задачах и ресурсах. Осуществляются назначения, после чего проект оптимизируется.
Определение проекта состоит в задании его ключевых характеристик. Эти характеристики задаются при создании нового файла проекта.
Планирование стоимости в MS Project
Общая стоимость проекта складывается из фиксированной стоимости ресурсов и задач и стоимости назначений, которая определяется ставками ресурса, трудозатратами и стоимостью использования ресурса.
Для каждого ресурса можно определить его стоимость использования в проекте: почасовую ставку или стоимость за использование. Стоимость назначения определяется стоимостью ресурса, умноженной на длительность назначения (по часовой ставке), либо фиксированной стоимостью ресурса.
Стоимость ресурса определяется на вкладке «Затраты» диалогового окна «Сведения о ресурсе».
Стоимость назначений определяется автоматически путем умножения ставки ресурса на трудозатраты и прибавлением к результату затрат на использование ресурса. Изменить стоимость назначения можно, указав другую тарификационную таблицу. Это mcokhq сделать на вкладке «Общие» диалогового окна «Сведения о назначении», где из списка можно выбрать таблицу А, В, С, D, Е.
Если в проекте часто применяются тарификационные таблицы, то можно в представлении добавить колонку «Таблица норм затрат» для удобства.
Стоимость задач складывается из суммарной стоимости назначений и фиксированных затрат. Фиксированные затраты - это затраты, не связанные с использованием проектных ресурсов. Например, стоимость авиабилетов.
Для в вода фиксированных затрат используется поле «Фиксированные затраты» в таблице «Затраты» в любом представлени и для работы с задачами.
Планируя стоимость проекта, необходимо предусмотреть не только его бюджет, но и определить, как этот бюдже т будет расходоваться на протяжении проекта. Расходование бюджета зависит от порядка оплаты работ. Оплачивать работу можно по-разному: может использоваться предоплата, оплата по факту завершения или оплата по мере выполнения работ. Причем в одном проекте могут сочетаться несколько способов оплаты.
Способ оплаты можно указать и для ресурсов и для фиксированных затрат на задачу. На вкладке «Затраты» в диалоговом окне «Сведения о ресурсах» способ оплаты выбирается в раскрывающемся списке «Начисление затрат».
Определить порядок оплаты фиксированных затрат можно в колонке «Начисление фиксированных затрат» таблицы «Затраты» в любом представлении для работы с задачами.
По умолчанию способ начисления фиксированных затрат выбирается согласно параметра «Начисление фиксированных затрат по умолчанию» на вкладке «Расчет» диалогового окна «Параметры».
Анализ и оптимизация плана проекта
После определения стоимости всех ресурсов план проекта почти завершен. Теперь надо проанализировать насколько он соответствует требованиям. Необходимо проверить соответствие расписанию, так как в процессе назначения длительности задач могли измениться. Также необходимо проверить загрузку ресурсов. Надо проверить соответствие бюджета. Еще надо оценить риски выполнения проекта, как велика вероятность, не уложиться в расписание, бюджет и не выполнить все поставленные цели.
Если в процессе анализа обнаруживаются проблемы, необходимо избавляться от них, оптимизируя план проекта.
Чтобы определить неравномерность загрузки ресурсов, надо открыть представление «Лист ресурсов». Ресурсы, загрузка которых превышает их доступность, выделены красным цветом, и в поле «Индикаторы» стоит пометка о перегрузке.
Перегрузка ресурса означает, что для выполнения задачи ему потребуется больше времени, чем запланировано. Самой частой причиной перегрузки ресурса является назначение ресурса на задачи, выполняемые одновременно.
Выровнять перегрузку ресурса можно несколькими способами. Во-первых, уменьшив объем работы перегруженных ресурсов, сократив некоторые задачи и назначив других сотрудников на их выполнение. Во-вторых, избавившись от пересечения задач, вставив в расписание перерывы в задачах или назначениях, либо изменив даты их начала и окончания. В-третьих, засчитав работу, выполняемую ресурсом сверх нормы, как сверхурочную.
Для выравнивания загрузки ресурсов можно воспользоваться автоматизированными средствами и можно перераспределить загрузку вручную.
Используют оба способа одновременно, так как автоматизированные средства выравнивания используют второй способ распределения загрузки.
Весовой коэффициент" href="/text/category/vesovoj_koyeffitcient/" rel="bookmark">весовые коэффициенты . Для этого на панели инструментов «Анализ по методу PERT» надо нажать кнопку «Задание весовых коэффициентов для метода PERT».
Сумма весовых коэффициентов всегда равна 6.
После определения весовых коэффициентов можно преступить к расчету для этого надо нажать кнопку «Вычисления по методу PERT». Перед этим следует сохранить файл проекта под другим именем, чтобы можно было вернуться к предыдущим данным.
MS Project выведет окно с предупреждением, что значения полей «Длительность», «Начало» и «Окончание» будут пересчитаны.
Анализ и оптимизация стоимости проекта
При анализе стоимости проекта обычно оценивается его бюджет (суммарные затраты на проект) и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость проекта превышает ожидания, то бюджет оптимизируется.
Чтобы оценить общую стоимость проекта, достаточно перейти в таблицу «Затраты» в любом представлении со списком затрат и посмотреть данные в столбце «Общие затраты» у суммарной задачи проекта.
Также требуется проанализировать пропорциональное соотношение затрат внутри бюджета. При этом рассматриваются:
Распределение затрат по фазам проекта;
Распределение затрат по типам работ;
Соотношение между затратами на сверхурочные трудозатраты и обычные;
Распределение затрат на ресурсы разных типов.
Для этого можно воспользоваться формулами и настраиваемыми полями.
После проведения анализа может потребоваться провести оптимизацию проекта: уменьшить или увеличить затраты на задачи или ресурсы определенного типа.
Затраты определяются ставками ресурсов, трудозатратами и фиксированными затратами на задачи.
Для уменьшения затрат можно привлечь более дешевые ресурсы или использовать тарификационные таблицы с более низкими ставками. Привлечение более дешевых ресурсов может вызвать снижение качества проекта и увеличение сроков проекта.
Если у проекта оказывается дополнительный бюджет , то можно повысить качество проекта, привлекая более квалифицированные ресурсы и используя более дорогие материалы и оборудование.
Анализ рисков
Анализ опасностей, которые могут возникнуть при выполнении проекта, - один из самых сложных и ответственных этапов подготовки проекта. От качества проведения анализа во многом зависит успешный результат проекта.
Анализ рисков состоит из нескольких этапов:
Определение возможных рисков;
Определить стратегию действий при возникновении подобной ситуации.
Риски могут быть многих типов:
Риски в расписании проекта;
Ресурсные риски;
Бюджетные риски;
Социальные риски;
Политические риски;
Природные.
На обычный проект чаще всего могут оказывать влияние первые три типа рисков.
Для оценки рисков в расписании проекта следует выделить задачи со следующими параметрами: задачи с предварительными длительностями, задачи с большой длительностью и в которых задействовано большое количество ресурсов, задачи с большим числом зависимостей, задачи с внешними зависимостями.
Для оценки ресурсных рисков следует выделить следующие ресурсы: работников с недостаточной квалификацией, ресурсы, чрезмерно загруженные, ресурсы с уникальными навыками, которые некем заменить.
Для оценки бюджетных рисков требуется определить насколько увеличение объема работы по проекту приведет к увеличению затрат на него и имеются ли бюджетные резервы для компенсации.
Для смягчения рисков требуется разработать стратегию их сдерживания и уменьшения влияния. Для этого надо заложить в проект временной и бюджетный запас, а также предусмотреть меры по дублированию уникальных ресурсов.
Отслеживание проекта в MS Project .
Диаграмма Ганта
Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. В MS Project диаграммы являются не только средством просмотра проектной информации. С помощью диаграмм можно вводить и редактировать данные.
Диаграмма Ганта - это один из наиболее популярных способов графического представления плана проекта, применяемый во многих программах управления проектами.
Она представляет собой график, на котором по горизонтали расположена шкала времени, а по вертикали - список задач. Длина отрезков, обозначающих задачи пропорциональна длительности задач. Задачи соединяются между собой линиями связей.
Рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация, определяемая настройками программы.
В MS Project входят несколько представлений, основанных на диаграмме Ганта: «Диаграмма Ганта», «Подробная диаграмма Ганта», «Диаграмма Ганта с выравниванием», «Диаграмма Ганта с отслеживанием» и т. д.
Форматирование диаграммы Ганта
Для изменения отображения информации на диаграмме Ганта используется форматирование. С помощью средств форматирования можно изменять форму и цвет составляющих диаграмму фигур, определять информацию, отображаемую рядом с фигурами, отображать дополнительную графическую информацию, форматировать шкалу времени.
Настройка формы и цвета отрезков определяется в диалоговом окне форматирования отрезков. Для открытия окна можно дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на отрезке или щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать из выпадающего меню пункт «Форматировать отрезок...».
Диалоговое окно «Шкала времени» имеет четыре закладки. Закладки «Верхний уровень», «Средний уровень», «Нижний уровень» настраивают три уровня временной шкалы. Единицы измерения времени более высокого уровня не могут быть меньше единиц измерения более низкого.
Для форматирования вспомогательных линий диаграммы используется диалоговое окно «Сетка». Это окно можно вызвать с помощью команды «Формат» ->
Для быстрого форматирования диаграммы Ганта можно использовать мастер диаграмм Ганта. Вызвать мастер можно с помощью команды «Формат» -> «Мастер диаграмм Ганта».
Диалоговое окно «Шкала времени» имеет четыре закладки. Закладки «Верхний уровень», «Средний уровень», «Нижний уровень» настраивают три уровня временной шкалы. Единицы измерения времени более высокого уровня не могут быть меньше единиц измерения более низкого.
Количество отображаемых уровней временной шкалы задается с помощью списка «Отображать».
Параметры отображения уровня: «Единицы» - определяет единицы измерения; «Интервал» - число единиц в одном делении шкалы уровня; «Надписи» - определяет формат даты.
Закладка «Нерабочее время» задает отображение на диаграмме нерабочих дней. (Воскресных и праздничных).
Для выбора периода времени, отображенного на временной шкале, используется диалоговое окно «Масштаб», которое вызывается из контекстного меню, выбором одноименной команды.
В диалоговом окне можно выбрать период времени, для отображения задач, запланированных на этот период.
Для быстрого изменения масштаба диаграммы Ганта можно воспользоваться кнопками «Увеличить» и «Уменьшить», расположенными на панели инструментов «Стандартная».
Для форматирования вспомогательных линий диаграммы используется диалоговое окно «Сетка». Это окно можно вызвать с помощью команды «Формат» -> «Сетка...» или из контекстного меню.
Для настройки дополнительных параметров диаграммы используется диалоговое окно «Макет». В этом диалоговом окне задаются дополнительные параметры отображения диаграммы: вид линий связи между задачами, формат даты, высоту отрезков и т. д.
Для быстрого форматирования диаграммы Ганта можно использовать мастер диаграмм Ганта. Вызвать мастер можно с помощью команды «Формат» -> «Мастер диаграмм Ганта».
Ресурсы обычно входят в план проекта, независимо от того, были ли они назначены задачам. Однако ресурс также может включать все, что используется для завершения проекта, включая оборудование и другие материалы (например, "цемент" или веб-серверы).
Вы можете добавить в проект несколько типов ресурсов.
Корпоративные ресурсы Корпоративный ресурс - это часть списка ресурсов для всей Организации; Таким образом, каждый из этих ресурсов может быть общим для нескольких проектов. Обычно список корпоративных ресурсов управляется администратор, и каждый руководитель проекта добавляет эти ресурсы в свои проекты по мере необходимости.
Некорпоративные ресурсы Некорпоративный ресурс или локальный ресурс не является частью списка ресурсов для всей Организации. Ни в каких других проектах руководитель проекта не может использовать некорпоративные ресурсы.
Универсальные ресурсы Универсальные ресурсы используются для определения требований к обстановке для проекта, таких как "сотрудники" и "разработчики", или группы ресурсов.
Выберите нужное действие:
Добавление ресурсов в проект
Чтобы указать, что этот ресурс является трудовой ресурс ом, в поле тип выберите трудозатраты .
Чтобы указать, что этот ресурс является материальным ресурсом, в поле тип выберите элемент материал . В поле « единица измерения материала » введите название ресурса (например, метры , тонны или поля ).
Чтобы указать, что этот ресурс является затратным ресурсом, в поле тип выберите значение затраты .
Чтобы создать бюджетный ресурс, выделите его, щелкните правой кнопкой мыши имя ресурса, а затем выберите пункт сведения . Установите флажок " бюджет ".
Вы можете добавить трудовые ресурсы и связанные данные с помощью MAPI адресной книги электронной почты, из службы каталогов Active Directory или из Microsoft Project Server. На вкладке ресурс в группе Вставка нажмите кнопку Добавить ресурсы , а затем выберите команду создать корпоративную группу (только для Project профессиональный), Active Directory или адресную книгу . (В Project 2007 выберите вставить > новый ресурс , а затем выберите Адресная Книга , Active Directory или Project Server .)
На вкладке вид в группе представления ресурсов выберите пункт лист ресурсов .
(В Project 2007 нажмите кнопку просмотр > лист ресурсов , а затем выберите команду Просмотреть > таблицу > запись .)
В поле Название ресурса введите название задания, материал или универсальное имя ресурса.
Если вы хотите назначить группы ресурсов, в поле Group (Группа ) для названия ресурса введите имя группы.
Укажите тип ресурса.
В поле Макс. Единицы измерения Поле для ресурса введите количество единиц, на которое этот ресурс доступен для этого проекта. Максимальное значение единиц определяет, какая часть ресурса доступна для этого проекта (например, частичное время или несколько).
Например, если у вас есть ресурс, доступный для вашего проекта в два дня недели, вы можете ввести максимальное значение в 40% . Вы можете использовать максимальное число единиц для задания нескольких доступность обозначения ресурсов. Например, предположим, что у вас есть ресурс инженеры , один ресурс, представляющий трех отдельных инженеров в команде. Вы можете ввести максимальное количество единиц для инженеров в 300%. Для всех троих инженеров можно запланировать полную одновременную занятость без превышения доступности ресурса Инженеры .
Вы можете ввести максимальное число единиц в процентах (50% , 100% , 300% ) или десятичное (0,5 , 1 , 3 ).
Примечания:
Добавление корпоративных ресурсов в проект (только для Project профессиональный)
Чтобы найти корпоративные ресурсы, соответствующие навыкам и другим атрибутам одного из существующих ресурсов вашей группы, выберите нужный ресурс в разделе ресурс проекта , а затем нажмите кнопку найти .
Чтобы заменить существующий ресурс корпоративным ресурсом, в столбце ресурсы проекта выберите ресурс или ресурс, который вы хотите заменить. В разделе Корпоративный ресурс выберите новый корпоративный ресурс, а затем нажмите кнопку заменить .
Когда вы заменили ресурс, замененный ресурс не удаляется, если он завершил выполнение каких-либо фактических трудозатрат. Ресурсу замены назначается оставшаяся работа.
На вкладке ресурс в группе Вставка нажмите кнопку Добавить ресурсы > сформировать корпоративную группу .
(В Project 2007 выберите инструменты > создать корпоративную группу .)
В диалоговом окне Создание корпоративной группы в поле существующие фильтры выберите фильтр, который вы хотите применить. Отфильтрованный список корпоративных ресурсов отображается в столбце Корпоративный ресурс . Все ресурсы, уже назначенные группе проекта, перечислены в столбце ресурс проекта .
Чтобы найти ресурсы, доступные для работы определенного количества часов за определенный диапазон времени, установите флажок доступно для работы . Введите время, в течение которого ресурс должен быть доступен для работы, а затем выберите диапазон дат с помощью полей от и до .
В столбце Корпоративный ресурс выберите корпоративный ресурс, который вы хотите добавить в проект, и нажмите кнопку Добавить . Чтобы выделить несколько ресурсов, щелкните каждый из них, удерживая нажатой клавишу CTRL.
Чтобы добавить предложенный ресурс в группу проекта, в столбце " Книга " выберите элемент " предложенные ".
Чтобы просмотреть график доступность выбранного ресурса, выберите пункт диаграммы .
Нажмите кнопку ОК .
Примечания:
Добавляя корпоративный ресурс в проект, вы можете назначить ресурсу только задачу в проекте. Вы не можете вносить изменения в атрибуты корпоративных ресурсов, например тарифы на оплату или доступность.
Если вы хотите добавить ресурсы в список доступных корпоративных ресурсов, нужно импортировать ресурсы.
Добавление универсальных корпоративных ресурсов в проект (только для Project профессиональный)
Добавление некорпоративных универсальных ресурсов в проект (только для Project профессиональный)
На вкладке вид в группе представления ресурсов выберите пункт лист ресурсов .
(В Project 2007 в меню вид выберите пункт лист ресурсов .)
В столбце Название ресурса введите имя универсального ресурса, например "нерабочий".
Щелкните правой кнопкой мыши имя ресурса и выберите пункт сведения . В диалоговом окне сведения о ресурсе откройте вкладку Общие и установите флажок универсальные поля.
На вкладке пользовательские поля в разделе пользовательские поля введите значения для всех полей, необходимых для этого универсального ресурса.
Поскольку эти поля уникальны для каждой организации, вы можете обратиться к администратору за вопросами, чтобы получить ответы на все вопросы, связанные с их использованием.
Примечание: Вы можете добавить в список корпоративных ресурсов любой универсальный ресурс. Возможно, потребуется указать другие атрибуты ресурса, такие как календари и наборы уровней опыта, в зависимости от требований вашей организации.
Существует два способа добавления ресурсов в проекты.
Создание группы С помощью функции "Создание группы" можно искать корпоративные ресурсы, которые обладают необходимыми навыками для выполнения задач в проекте.
План ресурсов Во время инициации проекта до подготовки подробного плана проекта с задачами и заданиями вы можете использовать план ресурсов, чтобы представить требования к ресурсам для проекта на высоком уровне. Это полезно, если вам нужно рекомендовать руководителей ресурсов и руководителей отделов предстоящих трудозатрат, но вы не знаете конкретные задачи или ресурсы, которые будут создавать план проекта.
Примечание: Вы можете создавать и просматривать планы ресурсов только с помощью веб-клиента Project. Планы ресурсов не отображаются в Project профессиональный, и планы не ограничивают доступность ресурсов в рамках проекта.
Выберите нужное действие:
Добавление ресурсов в проект с помощью команды "создать"
На панели быстрого запуска выберите пункт проекты .
Выберите строку для проекта, для которого вы хотите создать группу, и выберите команду создать группу .
На странице " Создание группы " список ресурсов в левой части экрана содержит все ресурсы, для которых у вас есть разрешение на просмотр в коде структурной декомпозиции ресурсов для вашей организации. В списке справа отображаются ресурсы, которые уже назначены в проекте.
Выберите в левой части ресурсы, которые вы хотите назначить проекту, и нажмите кнопку Добавить . Выберите ресурс, установив флажок рядом с ресурсом.
Чтобы создать список слева, содержащий только те ресурсы, которые имеют уровни опыта, совпадающие с ресурсом справа, выберите ресурс справа и нажмите кнопку найти .
Найти ресурсы таким образом особенно удобно, если у вас ролевые ресурсы в проекте, и вы хотите найти реальные ресурсы (люди) с теми же навыками, чтобы заменить универсальные ресурсы.
Если вы хотите заменить ресурс справа с помощью ресурса слева, выберите оба ресурса слева и ресурс справа, а затем нажмите кнопку заменить . Если ресурс содержит значения фактических трудозатрат, записанные для задач, этот ресурс нельзя использовать в проекте.
В разделе Тип резервирования выберите фиксированный , если вы хотите зафиксировать ресурс в проекте, или кнопку предложено , если у вас еще нет авторизации, чтобы зафиксировать ресурс для проекта.
Совет: Чтобы просмотреть диаграмму доступности выбранных ресурсов, прежде чем добавлять их в расписание, выберите ресурсы слева и нажмите кнопку Диаграмма .
Вы также можете создать фильтр для просмотра только подмножества ресурсов на странице Создание группы :
Примечание: Руководители проектов не могут просматривать и назначать ресурсы в своей организации. Если вам нужно разрешение на создание группы, просмотрите администратор сервера.
Создание плана ресурсов для предложения проекта
Почему не удается выполнить некоторые действия в Project Web Access?
В зависимости от параметров разрешений, которые вы использовали для входа в Project Web Access, вы не сможете просматривать и использовать некоторые возможности. Кроме того, то, что вы видите на некоторых страницах, может отличаться от описанных в справке, если администратор сервера внес изменения в справку в Project Web Access и не настроило соответствие.
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также (на английском языке).
В этой статье вы найдете примеры решения управленческих задач с помощью Microsoft Project 2010 и более старшей версии. Будем идти от простого к сложному.
/update поправил картинки/
Наша компания регулярно проводит курсы и тренинги по управлению проектами. Следите за нашим .
1. Как учесть отпуск сотрудника в проекте?
Летний период регулярно подбрасывает руководителю проекта ситуацию, когда сотрудник внезапно выбывает из проекта. Как правильно это отразить в расписании проекта?
Отличное решение – использовать Календарь сотрудника .
1. Перейдите в Лист ресурсов
2. Откройте свойства ресурса и перейдите в раздел “Изменить рабочее время
”
3. Теперь вы можете указать, в какой период времени ваш сотрудник будет недоступен и почему.
Аналогично можно отразить командировки, болезни или другие причины отсутствия.
Должен вас предупредить, что сроки и работы однозначно “поедут” и вам придется вносить коррективы в оставшиеся работы.
PS. Если вы используете “взрослую версию”, то функция “Изменить рабочее время ” вам будет недоступна. Поэтому откройте Календарь сотрудника непосредственно из сервера проектов.
2. Как быстро заменить работы “выбывшего” сотрудника на другого члена команды?
Пусть сотрудник заболел (с кем не бывает), но что же делать с оставшимися работами в проекте? Как правильно заменить все назначения данного ресурса на другого?
В решении этого вопроса вам поможет форма “Назначение ресурсов “, “горячее” сочетание клавиш Alt+F10 .
1. Перейдите в представление “Диаграмму Ганта
”
2. Любым удобным для вас способом отфильтруете все задачи, в которых назначен заболевший сотрудник
3. Выделите все задачи и вызовите форму “Назначение ресурсов
” или нажмите Alt+F10
.
4. Выберите сотрудника к замене. Нажмите “заменить” и укажите на кого именно.
2.1 Фильтр нужного сотрудника
Форма “Назначение ресурсов ” – лучший способ массовой замены назначений в расписании. Также несомненное преимущество данного метода в возможности заменить ресурс в уже исполняющейся задаче.
2.2 Форма Назначение ресурсов
Замена сотрудника в проекте MS Project
3.Трюки в Microsoft Project. Как быстро найти отстающие задачи?
Руководитель проекта редко просматривает все задачи своего проекта. Чаще всего внимание менеджера вызывают только опаздывающие задачи. Какой способ вывести только запаздывающие задачи подойдет лучше?
Способов много, но мне на первое место я поставлю использование фильтра “Задачи с задержкой” . Этот фильтр выводит задачи, которые отстают от графика (либо их состояние не актуализировано).
3.1 Задачи с задержкой
Способ другой. Гурманы MS Project используют более сложное действие: выводят поле “Отклонение окончания ” и фильтруют отстающие задачи по нему.
Также в дополнение к способу 2 я использую фильтр “Диапазон дат “, который показывает только нужное мне “временное окно” (как правило от текущей пятницы плюс 2 недели).
Должен предупредить: использование всех предложенных методов требует сохраненного “базового плана” . Не знаете что такое “базовый план ” или не совсем понимаете как он работает? Дочитайте статью до конца.
4. Как правильно выровнять ресурсы в Microsoft Project?
Выравнивание ресурсов
– сложный управленческий алгоритм из 5 шагов, в котором только 4 и 5 шаги выполняются в Microsoft Project. Процедуру выравнивания ресурсов я подробно объясняю в ходе онлайн . Или получите на вашем предприятии.
Порядок действий в Microsoft Project:
1. Добавьте в представление “Диаграмма Ганта
“: поля “Приоритет
” и “” (на скриншоте название поля сокращено для удобства).
2. Заполните поле “Приоритет
“.
3. Для задач с приоритетом 100 установите признак “Допускается прерывание при выравнивании “.
Вот такая у вас должна быть “картинка”:
4.1 Выравнивание ресурсов (исходное положение)
Теперь можете приступить к выравниванию задач с помощью автоматического алгоритма.
Не получилось? Очень вероятно. Повторю: выравнивание ресурсов – алгоритм из 5 шагов, в котором только 4 и 5 шаги требуют использования MS Project. Как узнать “полный алгоритм”? Дочитайте статью до конца.
4.2 Выравнивание ресурсов (положение после выравнивания)
4.3 Выравнивание ресурсов (Планировщик работы группы после выравнивания)
5. Трюки в Microsoft Project. Как определить сотрудников, пожирающих общий резерв трудозатрат? Метод для продвинутых менеджеров.
Данный метод предназначен для опытных и продвинутых менеджеров, которые хотят оптимизировать рабочее время своих сотрудников на проекте, найти источники потерь.
Представьте, что в вашем проекте есть утвержденная сумма трудозатрат, например 1400 человеко-часов. Команда знает, что оценка каждой операции всегда есть сумма двух слогаемых: время на выполнение задачи и резерв на неизвестное (т.н. “сержантский запас”).
Команда договорилась, что весь график работ будет составлен по оптимистическому сценарию, т.е. без учета резервов на неизвестное. “А где же сержантский запас?”, – спросите вы. Все резервы команда объединяет в общий резерв и вставляет его на критический путь проекта, подпитывая контрольную веху. Смотрите скриншот.
5.1 Использование общего резерва
Команда приступает к операциям и начинает измерять фактически затраченное время. Если задача занимает времени больше, чем предполагал оптимистический сценарий, то дефицит пополняется за счет общего резерва. В ситуации, когда задача заняла меньше времени, чем было спланировано, то излишек пополняет общий резерв.
С помощью цветовых индикаторов в Microsoft Project можно выделить сотрудников, чья работа ведет к “пожиранию” резерва. Пристальное внимание, обучение, необходимость двойного контроля – возможные способы устранения потерь.
Преимущества метода:
- команда дает оценки в двух составляющих (оптимистический сценарий и резерв)
- контрольная веха проекта максимально защищена от сдвига
- можно оценить степень риска проекта на дату (посчитать остаток резерва и разделить его на плановую сумму резерва).
Желаю вам удачи!
В этой статье я рассказал о том, какие трюки в MS Project вы можете самостоятельно использовать.
Компания “ ” – профессиональное вашими , интересное , на вашем предприятии.